Innovative Recruiting Methoden
Virtuelles „Speed-Dating“ mit der potenziellen neuen Vorgesetzten
Im Interview: Noosha Aubel
Noosha Aubel ist seit Juli 2024 Stadträtin für Bildung, Sport, Ordnung, Gesundheit, Soziales & Kultur in Flensburg.
Mit langjähriger Erfahrung in Verwaltung, Bildungsmanagement und Organisationsentwicklung gestaltet sie aktiv die Entwicklung der Stadt in diesen zentralen Bereichen mit. Vor ihrer aktuellen Position war die Diplom-Pädagogin und M.A. Organizational Management als Co-Geschäftsführerin einer Stiftung tätig, die sich für Chancengerechtigkeit für Kinder und Jugendliche engagiert. Zuvor verantwortete sie mehr als fünf Jahre als Beigeordnete für Bildung, Kultur, Jugend und Sport in der Landeshauptstadt Potsdam wichtige strategische Weichenstellungen. Weitere Stationen ihrer Karriere umfassen leitende Positionen in der Jugendhilfe und Bildungsverwaltung, darunter die Leitung des Amtes für Jugend, Schule und Sport in Hilden.
Wo liegen aktuell die größten Herausforderungen der öffentlichen Verwaltung im Recruiting?
Die zentrale Herausforderung besteht darin, die richtigen Menschen für uns zu gewinnen – Menschen, die die Verwaltung aktiv mitgestalten wollen und nicht allein wegen der guten Vereinbarkeit von Familie und Beruf oder der Sicherheit des öffentlichen Dienstes zu uns kommen. Es geht darum, Talente für eine sinnstiftende Aufgabe zu begeistern: die Lebensqualität vor Ort zu verbessern. Gleichzeitig gilt es, mit veralteten Klischees aufzuräumen. Die Verwaltung ist längst nicht mehr nur ein Ort der Bürokratie, sondern bietet vielfältige Möglichkeiten, echten gesellschaftlichen Wandel voranzutreiben. Dies erfordert jedoch eine interne Transformation: Verwaltungen müssen sich stärker darauf ausrichten, Gestalter:innen anzuziehen und zu fördern. Natürlich brauchen wir auch die Verwaltungsbeamt:innen, die für ein pflichtgemäßes Ausüben der Rechtslage sorgen. Aber wir benötigen auch mehr Raum für Innovation und Entwicklung. Während einige Kommunen diesen Wandel bereits aktiv vorantreiben, steht er an vielen Orten noch am Anfang.
Müssen sich Kommunen im Employer Branding stärker positionieren? Schließlich klingt Verwaltung nicht unbedingt nach Gestaltung.
Absolut. Der Wettbewerb zwischen Kommunen um qualifizierte Fachkräfte nimmt spürbar zu. Daher wird es immer wichtiger, sich als attraktive Arbeitgeberin zu positionieren – mit klaren Alleinstellungsmerkmalen, überzeugenden Benefits und einem modernen Image. Kommunalverwaltungen bieten eine enorme Vielfalt an Aufgaben: von baufachlichen Fragen über Aufgaben im kulturellen Sektor und juristische Arbeit bis hin zu sozialen Berufen und Organisationsmanagement. Dieses breite Spektrum wird oft unterschätzt. Deshalb ist es essenziell, im Employer Branding frühzeitig zu zeigen, welche Möglichkeiten und auch Entwicklungsperspektiven es gibt. In Flensburg gehen wir dazu den nächsten Schritt: Mit professionell produzierten Kurzvideos lassen wir Mitarbeitende selbst erzählen, was sie tun und warum sie es gerne tun. So geben wir authentische Einblicke in den Arbeitsalltag und brechen mit dem veralteten Bild einer starren, eintönigen Verwaltung, in der es nur um die Aufgabenerfüllung nach Weisung geht.
Auch interne Mitarbeitende konnten sich anonym informieren, ohne ins Rampenlicht treten zu müssen.
Noosha Aubel
Sie haben in der Vergangenheit ein Videoformat genutzt, um Stellenangebote attraktiver zu präsentieren. Wie sah dieses Konzept konkret aus?
Das gewählte Format war bewusst niederschwellig gestaltet: Über einen Link in der Stellenausschreibung konnten sich Interessierte in eine Videokonferenz einwählen – mit Klarnamen oder anonym. So hatten wir auch „Mickey Mouse“ und „Spiderman“ dabei. Die Struktur gliederte sich in zwei Teile: In den ersten 20 Minuten habe ich den Fachbereich vorgestellt: Wie viele Mitarbeitende gibt es? Welche Leistungen werden erbracht? Und vor allem: Vor welchen Herausforderungen stehen wir? Dabei war es mir ein Anliegen, ein ehrliches Bild zu vermitteln: Wo liegen die Schwierigkeiten? Wo brauchen wir wirklich starke Performance? Auch war mir wichtig, deutlich zu machen, wie ich führe – und was ich von Führungskräften erwarte. Anschließend folgte eine offene Fragerunde, in der die Teilnehmenden alles ansprechen konnten – von Aufgabeninhalten und Strukturen bis hin zu Gestaltungsspielräumen und internen Abläufen.
Die Fragen waren oft sehr detailliert, etwa zur Frequenz von Meetings oder zur direkten Zusammenarbeit mit mir. Die Veranstaltung war für eine Stunde konzipiert, wurde aber aufgrund der regen Beteiligung überzogen. Bereits während der Gespräche gab es sehr positives Feedback. Im Anschluss erreichte uns eine höhere Anzahl an Bewerbungen als üblich – viele davon mit dem expliziten Hinweis, dass das Format ihnen geholfen hat, die Position und ihre Herausforderungen realistisch einzuschätzen.
Positive Resonanz haben wir auch von Menschen erhalten, die sich letztlich nicht beworben haben. Sie berichteten, dass sie durch die Videokonferenz genau verstanden hätten, was wir suchen, und haben sich daraufhin bewusst entschieden, sich nicht zu bewerben. Das hat nicht nur ihnen geholfen, sondern auch uns, weil wir durch diese Vorselektion niemanden ins Verfahren aufnehmen mussten, der erst später merkt, dass die Stelle nicht passt. Zusätzlich haben uns die Fragen aus den Gesprächen wertvolle Impulse gegeben. Einige Themen, wie die Zusammenarbeit mit der Politik oder die Priorisierung von Aufgaben, waren noch nicht klar genug formuliert. Diese Rückmeldungen konnten wir nutzen, um zukünftige Ausschreibungen und Prozesse gezielter zu gestalten.
Wie entstand die Idee zu diesem Format?
Oft bewerben sich Menschen auf Stellen, die nur knapp beschrieben sind, ohne genau zu wissen, ob ihr Kompetenzprofil passt. Unser Ziel war es, frühzeitig Klarheit zu schaffen, damit Kandidat:innen nicht erst in der Probezeit feststellen, dass es kein Match ist. Zum anderen wollten wir mehr potenzielle Bewerberinnen und Bewerber ansprechen, auch überregional. Viele Menschen schließen Stellen außerhalb ihrer Region von vornherein aus. Durch unsere Videos konnten wir Interesse wecken und ihnen eine niederschwellige Möglichkeit bieten, mehr über die Position zu erfahren. Das Format erlaubte es zudem, Fragen zu klären, für die in Bewerbungsgesprächen oft wenig Raum bleibt, etwa zur Aufgabenwahrnehmung, zu Führungserwartungen und zu den zur Verfügung stehenden Instrumenten.
Ein weiterer wichtiger Punkt war Transparenz in der Führung: Indem ich als Führungskraft selbst im Videoformat auftrat und mich und mein Führungsverständnis erklärte, konnten Interessierte besser einschätzen, ob sie mit mir als Vorgesetzte zusammenarbeiten möchten. Ein unerwarteter und ungeplanter Vorteil war die Resonanz innerhalb der Verwaltung: Auch interne Mitarbeitende haben das Format genutzt, um sich anonym über neue Möglichkeiten zu informieren, ohne in ihrem aktuellen Umfeld ins Rampenlicht zu treten und sich gegebenenfalls sogar zu verbrennen. Letztlich hat sich das Format nicht nur als Recruiting-Instrument bewährt, sondern auch als Tool zur internen Weiterentwicklung.
Ich lege mehr Wert auf die Haltung der Bewerber:innen als auf Ihre spezifische Erfahrung im öffentlichen Sektor.
Noosha Aubel
Welche Position wurde gesucht?
Eine Führungsposition. Ich glaube, das Format bietet sich für exponiertere Positionen an, möglicherweise auch für hochqualifizierte fachliche Stellen ohne Führungsfunktion. Für die regelhafte Sachbearbeitung ist es eher weniger geeignet.
Wie wurde das neue Format in der Verwaltung aufgenommen?
Die Rückmeldungen waren durchweg positiv. Unsere Suche betraf einen Fachbereich, zu dem unter anderem das klassische Jugendamt gehört – eine Institution mit hoher Verantwortung im Kinderschutz, die zugleich unter zunehmendem Konsolidierungsdruck steht. In diesem Bereich wird es immer schwieriger, gute Fachkräfte zu gewinnen. Frühere Ausschreibungen hatten nicht die gewünschten Ergebnisse erzielt, sodass die Bereitschaft groß war, neue Wege zu gehen. Zudem war das Format mit minimalem Aufwand verbunden und verursachte keinerlei Kosten. Das erleichterte die Überzeugungsarbeit erheblich. Interessant war zudem, dass einige Fachkräfte aus dem kommunalen Bereich das Konzept nach der Teilnahme in ihren eigenen Verwaltungen weiterempfohlen haben – auch wenn sie sich selbst nicht beworben haben. Dadurch wurde es nicht nur als innovativer Recruiting-Ansatz wahrgenommen, sondern auch als potenzielle Blaupause für andere Bereiche.
Sollten Kommunen stärker digitale Kanäle für die Personalgewinnung nutzen?
Manche Kommunen nutzen bereits Plattformen wie LinkedIn, besonders für Auszubildende oder innovative und kreative Berufe. Wichtig ist, es zielgruppengerecht anzugehen und nicht nach dem Motto „viel hilft viel“. Ein Beispiel aus Potsdam zeigt, dass kreative Ansätze für spezifische Zielgruppen, wie z. B. Erzieher:innen, gut funktionieren können: Wir haben ein Video vom Rohbau einer Kita gemacht, in dem ich bei einem Rundgang durch den Bau die Anforderungen für die Position erläuterte. Das kam bei der Zielgruppe hervorragend an und führte zu einer hohen Anzahl an Bewerbungen. Die Herausforderung liegt darin, diese Formate effektiv einzusetzen. Es gibt Kommunen, die sehr fortschrittlich sind, aber einige hinken hinterher. Viele Kolleg:innen verstehen noch nicht, was moderne Formate wie Mitarbeiterbindung und strukturiertes Onboarding tatsächlich beinhalten. Diese Themen müssen stärker institutionalisiert werden – hier gibt es noch Nachholbedarf.
Die häufige Vorgabe, dass Bewerber:innen aus dem öffentlichen Sektor kommen müssen, führt zu einer Art Kannibalisierung unter den Kommunen. Wie stehen Sie dazu, Quereinsteiger:innen einzubinden?
Ich persönlich habe sehr positive Erfahrungen mit Quereinsteiger:innen gemacht, die neue Perspektiven und Ideen aus anderen Kontexten mitbringen und so das Verwaltungssystem ein Stück aufdehnen, ohne es zu überreizen. In unserem großen Angebotsspektrum gibt es hochspezialisierte Bereiche, die eine entsprechende Ausbildung oder ein passendes Studium erfordern. Aber vieles ist eben nicht Rocket Science. Das kann man lernen. Ich lege mehr Wert auf die Haltung der Bewerber:innen als auf deren spezifische Erfahrung im öffentlichen Sektor. Wichtiger ist, ob sie bereit sind, zu gestalten, zu lernen und sich aktiv einzubringen. Leider wird diese Sichtweise in vielen Kommunen nicht immer geteilt, vor allem, weil die Personalentscheidungen häufig von Kolleg:innen aus dem traditionellen Verwaltungsumfeld getroffen werden. Zudem ist das Beamtentum in vielen Bereichen ein Hemmschuh, da es oft mehr um Besoldungsstufen als um den inhaltlichen Beitrag geht. Aus meiner Sicht braucht es eine Reform der Struktur, wenn nicht gar eine Abschaffung.
Wie können Verwaltungen gezielt Führungskräfte gewinnen, die den Wandel aktiv vorantreiben – insbesondere im Hinblick auf Digitalisierung und KI?
Dafür braucht es klare Prozesse und Standards. Ein gutes Onboarding kann dabei helfen, neuen Mitarbeitenden schnell zu vermitteln, was sie in diesem komplexen System verstehen und durchdringen müssen, um Wirkung zu entfalten. Gleichzeitig dürfen sie nicht vollständig von bestehenden Strukturen assimiliert werden – ihr Mehrwert liegt gerade darin, den Rahmen zu erkennen und aktiv zu erweitern.
Dafür braucht es wiederum Führungskräfte, die genau solche Menschen suchen und fördern. Aktuell ziehen Verwaltungen diese Art von Führungspersönlichkeiten oft nicht an, weil viele Verantwortliche in traditionellen Denkmustern verhaftet sind. Dennoch gibt es sie in jeder Verwaltung. Hier braucht es engagierte Vorgesetzte, die genau das einfordern. Ich sprach kürzlich mit einem kommunalen Entscheidungsträger über das Problem der gegenseitigen Fachkräfteabwerbung und er meinte, sein Anspruch sei es, das ‚längste Messer‘ zu haben – doch für andere mit ‚kürzeren Messern‘ bedeutet dies zwangsläufig einen Engpass, der irgendwann die Erfüllung zentraler Aufgaben gefährdet. Aufgaben, auf deren Erfüllung die Bürger:innen angewiesen sind. Vielleicht ist genau das der Moment, in dem der Druck so groß wird, dass ein Umdenken einsetzt. Neben der gezielten Fachkräftegewinnung müssen Verwaltungen zudem stärker auf Digitalisierung und KI setzen. Das könnte nicht nur Prozesse effizienter machen, sondern auch Menschen anziehen, die aktiv gestalten wollen.
Was beschäftigt Sie am meisten, wenn Sie an Verwaltung denken?
Die Frage, wie wir die Verwaltung tatsächlich zu einem innovativen und leistungsstarken Dienstleister auf jeder Ebene transformieren können – sei es kommunal, landes- oder bundesweit. Das ist ein dickes Brett!
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