Case Study Interim Projektmanager

Erfolgreiche Digitalisierung
in mittelständischem Logistikunternehmen

Ausgangssituation &
Problemstellung

Ein mittelständisches Logistikunternehmen mit einem Jahresumsatz von 120 Millionen Euro stand vor der Herausforderung, unter erheblichem Zeit- und Kundendruck ein strategisch wichtiges Digitalisierungsprojekt umzusetzen. Ziel war die Einführung einer neuen Transportmanagement-Software, um die Effizienz der Logistikprozesse zu steigern, den Kundenservice zu verbessern und eine höhere kaufmännische Transparenz zu erreichen.

Aufgaben & Zielstellung
des Mandats

Das interne Projektteam verfügte nicht über die notwendige fachliche, organisatorische und kommunikative Erfahrung, um ein Projekt dieser Größenordnung erfolgreich in „Time, Quality und Budget“ durchzuführen. Deshalb wurde ein externer interimistischer Projektmanagementspezialist engagiert, der die zentrale Steuerung des Projekts sowie die zielorientierte Umsetzung durch seine hohe Expertise in unterschiedlichen Branchen sicherstellen sollte.

Vorgehensweise & Maßnahmen

Der Interim Projektmanager identifizierte zunächst Handlungsfelder in den bestehenden Logistikprozessen, Defizite in der Systemintegration und Potenziale für technische und prozessuale Optimierungen. Daraufhin entwickelte er ein detailliertes Projektkonzept, das folgende fünf Kernelemente beinhaltete:

  • Erstellung eines strukturierten Projektplans mit klaren Meilensteinen:
    Der Projektmanager legte einen umfassenden und realistischen Zeitplan fest, der alle wichtigen Projektphasen und Deadlines enthielt.

  • Aufbau eines schlagkräftigen Projektteams mit internen und externen Expert:innen:
    Ein Team aus erfahrenen internen Mitarbeitenden und externen Fachkräften wurde zusammengestellt, um die erforderliche Expertise sicherzustellen.

  • Einführung einer agilen Projektmethodik zur flexiblen Anpassung an Änderungen:
    Eine agile Arbeitsweise wurde implementiert, um auf unerwartete Herausforderungen flexibel reagieren zu können.

  • Enge Abstimmung mit den Fachabteilungen und Führungskräften:
    Durch regelmäßige Meetings und Updates wurden alle relevanten Stakeholder kontinuierlich in den Projektfortschritt eingebunden.

  • Professionelles Change-Management zur Begleitung und Schulung der Mitarbeitenden:
    Es wurde ein umfassendes Change-Management-Programm entwickelt, das Schulungen und Workshops für die Mitarbeitenden beinhaltete, um sie auf die neuen Prozesse vorzubereiten und Akzeptanz zu schaffen.

Lösung &
Einsatzdauer

Der Interim Projektmanager konnte das Digitalisierungsprojekt unter Einhaltung des Zeitplans sowie des gesetzten Budgets innerhalb von 9 Monaten erfolgreich abschließen. Die neue Transportmanagement-Software wurde reibungslos in den Betrieb überführt und die Logistikprozesse deutlich effizienter gestaltet. Darüber hinaus wurden die Mitarbeitenden und die Führungskräfte erfolgreich in die neuen Prozesse eingebunden, wodurch Ineffizienzen abgebaut und den Mitarbeitenden zusätzliche Zeit für wertschöpfende Tätigkeiten ermöglicht wurde. Zudem konnten die Kundenzufriedenheit gesteigert und Kosteneinsparungen erzielt werden.

Die Projektlaufzeit betrug neun Monate. Nach Abschluss des Projekts erfolgten gelegentliche Einsätze auf Tagesbasis zur Schulung von Teams oder zur weiteren Prozessanalyse.

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