Executive Search - Honorare - Konditionen
Was kostet Personalberatung?
Transparenz schafft Vertrauen. Wir erläutern offen, wie sich das Honorar im Executive Search zusammensetzt, wann welche Rate fällig wird und wodurch sich das Honorarmodell einer Personalberatung von dem einer Personalvermittlung unterscheidet.
Honorar auf einen Blick:
Das Honorar einer Personalberatung im Executive Search beträgt üblicherweise ca. 30-33 % des Zieljahresgehalts der zu besetzenden Position, wobei sich das konkrete Honorar stets an der Herausforderung des konkreten Projekts oder auch der Branche orientiert und individuell bemessen wird. Das Honorar wird in drei Raten abgerechnet: bei Mandatserteilung, bei Präsentation der Kandidatinnen und Kandidaten sowie bei Vertragsunterschrift. Dieses gängige Branchenmodell wird fachsprachlich oft auch als Retainer-Modell oder auch Drittelregelung bezeichnet.
Wie hoch ist das Honorar einer Personalberatung?
Professionelle Executive-Search-Häuser berechnen ihr Honorar auf Basis des vereinbarten Zieljahresgehalts der zu besetzenden Position. Der Marktstandard orientiert sich dabei an 30 – 33 % des Bruttojahresgehalts.
In der Praxis gibt es zwei transparente Varianten: Entweder wird auf dieser Grundlage zu Beginn des Mandats ein konkretes Festhonorar vereinbart, oder das Honorar wird als fester Prozentsatz des später tatsächlich vereinbarten Bruttojahresgehalts definiert. Beim Festhonorar kennt der Auftraggeber die Gesamtkosten bereits vor Projektstart. Beim prozentualen Modell ist die Berechnungsgrundlage von Anfang an klar, der endgültige Betrag steht jedoch erst fest, wenn die ausgewählte Person feststeht und das Gehalt vertraglich vereinbart wurde. In beiden Fällen ist die Honorarlogik vor Beginn des Suchprozesses transparent geregelt.
Bei TOPOS gilt ein Mindesthonorar von ca. 30.000 Euro, da der Aufwand einer professionellen Direktsuche auch bei Positionen mit niedrigerem Gehaltsband hoch bleibt. Die konkrete Höhe orientiert sich am Aufwand vergleichbarer Suchprojekte.
Warum kein reines Erfolgshonorar ?
Ein reines Erfolgshonorar klingt auf den ersten Blick risikoarm. Im Executive Search ist es jedoch oft nicht das passende Modell, weil die Suche nach Fach- und Führungskräften einen hohen Aufwand erfordert.
Eine professionelle Direktsuche beginnt mit der Analyse der Position, der Definition des Zielprofils, der Identifikation relevanter Zielunternehmen und der gezielten Ansprache geeigneter Kandidat:innen. Viele dieser Personen sind nicht aktiv auf Jobsuche und müssen individuell für eine neue Aufgabe gewonnen werden.
Hinter jedem Mandat steckt ein erhebliches Fundament, das eine Beratung über Jahre aufgebaut hat: Netzwerke, Marktexpertise, ein hochqualifiziertes internes Researchteam, moderne HR-Tech- und KI-gestützte Recherchetools sowie Zugänge zu allen relevanten Plattformen und Datenbanken. Hinzu kommt der Zeitaufwand für einen professionell geführten Prozess: strukturiertes Briefing, eigene Kandidateninterviews, Interviewbegleitung auf Auftraggeberseite und Sparring in jeder Entscheidungsphase. Das vorab vereinbarte Honorarmodell stellt sicher, dass die Personalberatung von Beginn an mit voller Kapazität arbeiten und die Suche systematisch aufsetzen kann.
Personalberatung oder Personalvermittlung: Was ist der Unterschied?
Beide Begriffe werden oft synonym verwendet. Dahinter stehen jedoch grundlegend verschiedene Modelle, die zu sehr unterschiedlichen Ergebnissen führen. Beide Modelle verfolgen das Ziel, passende Kandidat:innen für eine offene Position zu gewinnen. In Vorgehen, Verbindlichkeit und Verantwortung unterscheiden sie sich jedoch deutlich. Unternehmen merken den Unterschied oft erst, wenn eine Besetzung länger dauert als geplant oder der Erfolg ganz ausbleibt.
Während Personalvermittlung häufig auf Datenbanken mit vorhandenen Bewerber:innen und erfolgsabhängige Vergütung setzt, arbeitet Executive Search mit einem exklusiven Mandat, gezielter Direktansprache und einem klar strukturierten Suchprozess, der viele personalwirtschaftliche Methoden beinhaltet. Genau daraus ergibt sich auch ein anderes Honorarmodell.
Personalberatung
Exklusives Mandat auf Honorarbasis
Eine Personalberatung übernimmt ein Suchmandat exklusiv und verantwortet den gesamten Prozess: von der Analyse der Position und der Beratung hinsichtlich des Profils und der Suchstrategie über die Markt- und Zielgruppenrecherche bis zur Direktansprache, Vorauswahl und Begleitung der finalen Gespräche.
Im Executive Search richtet sich die Suche nicht nur an wechselwillige Kandidat:innen. Häufig werden gezielt Persönlichkeiten angesprochen, die nicht aktiv suchen, für die Position aber besonders gut geeignet sind (Direct Search). Dieses Vorgehen ist anspruchsvoll und erfordert viel Erfahrung. Gerade bei anspruchsvollen Fach- und Führungspositionen ist dieser Zugang entscheidend.
Das Honorarmodell in drei Raten schafft dafür die nötige Verbindlichkeit. Die Personalberatung kann die Suche strukturiert und mit voller Kapazität führen; der Auftraggeber erhält einen transparenten Prozess mit klaren Meilensteinen.
Personalvermittlung
Erfolgshonorar ohne Vorauszahlung
Personalvermittler erhalten ihre Vergütung nur, wenn ein:e Kandidat:in tatsächlich eingestellt wird. Das sogenannte Contingency-Modell klingt risikoärmer, bringt aber strukturelle Nachteile mit sich.
Personalvermittlungen befassen sich meist ausschließlich mit der Recherche von Profilen aus Datenbanken und stellen in kurzer Zeit sehr viele Lebensläufe von potenziellen Kandidat:innen zusammen. Ob und inwieweit diese persönlich oder fachlich für die vakante Position geeignet sind, wird in der Regel nicht vertiefend geprüft.
Da rein erfolgsabhängige Vermittlungen an vielen Positionen parallel arbeiten müssen, um wirtschaftlich zu bestehen, können sie einem einzelnen Suchprojekt nur eine begrenzte Zeitlang widmen. Bleibt ein schneller Erfolg aus, wird die Suche nicht selten reduziert oder still eingestellt. Für Auftraggeber ist dann oft schwer nachvollziehbar, wie intensiv der Markt tatsächlich bearbeitet wurde.
Häufige Fragen zum Honorar
Wie hoch ist das Honorar einer Personalberatung?
Der Marktstandard im Executive Search liegt bei rund 33 % des Zieljahresgehalts der zu besetzenden Position. TOPOS vereinbart das Honorar zu Beginn des Mandats als festen Betrag. Das Mindesthonorar beträgt 30.000 Euro netto.
Was ist ein Retainer-Modell in der Personalberatung?
Als Retainer bezeichnet man die erste Rate, die bei Mandatserteilung fällig wird. Sie sichert der Beratung den exklusiven Suchauftrag und ermöglicht den sofortigen, ressourcenintensiven Einstieg. Das Gesamthonorar wird in drei Raten aufgeteilt, von denen die erste fix ist und die beiden weiteren an Meilensteine des Suchprozesses geknüpft sind.
Was ist der Unterschied zwischen einer Personalberatung und einer Personalvermittlung?
Eine Personalberatung arbeitet im Executive Search meist exklusiv, strukturiert und auf Honorarbasis. Sie übernimmt Verantwortung für den gesamten Suchprozess und spricht auch Kandidat:innen an, die nicht aktiv auf Jobsuche sind. Eine Personalvermittlung arbeitet häufig erfolgsabhängig und konzentriert sich stärker auf kurzfristig verfügbare Profile oder bestehende Datenbanken.
Was passiert, wenn die Besetzung nicht zustande kommt?
Kommt keine Besetzung zustande, hängt die Honorarfolge vom Projektstand und den vertraglichen Vereinbarungen ab. Die genaue Regelung wird zu Beginn des Mandats transparent vereinbart.
Gibt es eine Garantieklausel?
Ja. Scheidet die eingestellte Führungskraft innerhalb der Probezeit oder eines vereinbarten Garantiezeitraums wieder aus dem Unternehmen aus, wiederholt TOPOS die Suche ohne erneutes Honorar. Die genaue Laufzeit und Ausgestaltung werden im Mandatsvertrag festgelegt.
Was sind "Off-Limits-Regelungen"?
Off-Limits-Regelungen schützen den Auftraggeber. TOPOS verpflichtet sich, Mitarbeitende des Mandanten für mindestens zwei Jahre oder einen anderen vereinbarten Zeitraum nicht aktiv auf offene Positionen anzusprechen. Diese Regelung ist Bestandteil des Mandatsvertrags.
Gibt es ein Mindesthonorar?
Ja. Das Mindesthonorar bei TOPOS beträgt 30.000 Euro netto. Es gibt einen notwendigen Mindestaufwand für eine professionelle Direktsuche, der unabhängig vom Gehaltsband weitgehend konstant ist, daher gilt dieser Betrag unabhängig davon, ob 33 % des Zielgehalts diesen Wert unterschreiten würden.