Grundsätze ordnungsgemäßer und qualifizierter Personalberatung (GoPB)
Beschlossen vom Fachverband Personalberatung im BDU e. V.
Stand: Februar 2025
Qualitätsleitlinien für Personalberatungen im BDU e. V.
Präambel
Die passende Besetzung von Führungs- und Schlüsselpositionen spielt eine entscheidende Rolle für den Erfolg und die Zukunftsfähigkeit von Unternehmen und Organisationen. In dynamischen Arbeitsmärkten, die von schnellen Veränderungen und wachsendem Personalmangel geprägt sind, ist die Expertise von Personalberatungen, die sich auf Executive Search spezialisiert haben, von großer Bedeutung. Deren Berater/-innen verpflichten sich zu einer hohen Verantwortung für ihre Prozesse und ihr Handeln.
Der Bundesverband Deutscher Unternehmensberatungen BDU e. V. hat sich zum Ziel gesetzt, die Professionalität seiner Mitgliedsunternehmen und der gesamten Branche zu fördern und sicherzustellen.
Die „Grundsätze ordnungsgemäßer und qualifizierter Personalberatung“ (GoPB), die im Folgenden dargestellt werden, ergänzen die allgemeinen Berufsgrundsätze des BDU e. V. Sie dienen den Mitgliedsunternehmen als Leitlinie für ihre Arbeit in der Personalberatung und gewährleisten eine vertrauensvolle Beziehung zwischen Beratungen, Mandant/-innen sowie Kandidat/-innen.
1. Unsere Leitlinien
Die folgenden Grundsätze bestimmen das Handeln einer Personalberatung im gesamten Beratungsprozess:
Kompetenz
Die Personalberatung verfügt über die notwendige Erfahrung, Qualifikation und Methodik, um den Auftrag professionell durchzuführen.
Streben nach Exzellenz
In jedem Auftrag verpflichtet sich die Personalberatung – unter Anwendung der vorhandenen Markt- und Methodenkenntnisse – die für das Kundenunternehmen bestmögliche Besetzung der Position anzustreben.
Integrität
Die Personalberatung berät das Auftragsunternehmen nach bestem Wissen und Gewissen und vertritt dessen Interessen bestmöglich – wenn geboten, auch mit kritischer Haltung auf der Basis ihrer besonderen Marktkenntnisse und Expertise.
Objektivität
Die Darstellung der Mandant/-innen sowie der dort zu besetzenden Position und die Beurteilung der vorgestellten Kandidat/-innen erfolgen unter größtmöglicher Objektivität.
Toleranz und Vorurteilsfreiheit
Die Auswahl von Kandidat/-innen orientiert sich an der fachlichen und persönlichen Eignung und nicht an für die Auswahl irrelevanten Kriterien wie Geschlecht, Alter, körperlichen oder geistigen Behinderungen, Ethnie, Religion, Weltanschauung oder sexueller Identität. Die Personalberatung zielt darauf ab, die Auswahl möglichst divers zu gestalten.
Vertraulichkeit
Im Rahmen der Personalberatungsprojekte werden Interna über das Unternehmen und Informationen über die Kandidat/-innen unter Berücksichtigung des Datenschutz- und Wettbewerbsrechts ausschließlich zweckgerichtet und vertraulich verwendet.
2. Die Zusammenarbeit der Personalberatung mit dem Kundenunternehmen
2.1 Auftragsklärung
Die Personalberatungen im BDU e. V. übernehmen nur Mandate, für die sie die notwendige Erfahrung, Kompetenz und internen Ressourcen haben. Sie weisen ihre Mandant/-innen frühzeitig auf unrealistische Anforderungen oder Rahmenbedingungen hin und übernehmen keine Mandate, deren erfolgreicher Abschluss unwahrscheinlich erscheint.
Die Personalberatung prüft eingegangene Bewerbungsunterlagen und Zeugnisse sorgfältig und im Rahmen der Möglichkeiten auf Plausibilität und Korrektheit, übernimmt aber keine Haftung.
Zur Prüfung der fachlichen und persönlichen Eignung führt die Personalberatung ein ausführliches Interview, welches ggf. durch weitere Auswahl- und Testverfahren ergänzt wird.
Das Kundenunternehmen erhält einen vertraulichen Bericht der Kandidat/-innen, die für den weiteren Auswahlprozess empfohlen werden. Dieser Bericht enthält auch eine persönliche Einschätzung, inwieweit die Kandidat/-innen die Kriterien des Anforderungsprofils erfüllen. Diese Einschätzung weist gegebenenfalls auch auf Punkte hin, die einer weiteren Klärung bedürfen oder einer vertraglichen Einigung im Wege stehen könnten.
Auf Wunsch können vor Vertragsabschluss Referenzen von früheren Arbeitgebern, Kolleg/-innen, Mitarbeitenden oder Klient/-innen eingeholt werden, zu denen die Kandidat/-innen die Zustimmung gegeben haben. Personen, die nachweislich falsche Angaben gemacht oder falsche Zeugnisse eingereicht haben, werden vom Verfahren ausgeschlossen.
2.2 Exklusivität
BDU-Personalberatungen arbeiten in ihren Projekten grundsätzlich im Exklusivauftrag, um in der notwendigen Leistungstiefe tätig werden zu können, eine diskrete und seriöse Ansprache der Kandidat/-innen zu gewährleisten und eine Verunsicherung aufgrund von Doppelansprachen zu vermeiden.
2.3 Honorar
Das Honorar der Personalberatung orientiert sich typischerweise an dem erwartbaren Beratungsaufwand bzw. am Zieleinkommen der Position und nicht ausschließlich an der erfolgreichen Besetzung. Es wird daher nach Leistungs- oder Zeitfortschritt pro rata in Rechnung gestellt. Mit der Auftragserteilung wird eine erste Honorarrate fällig, die die Anlauf-/Researchkosten deckt und die Exklusivität der Zusammenarbeit widerspiegelt.
Bei umfangreichen inhaltlichen Änderungen des Suchprofils sind Honoraranpassungen notwendig und bei Abbruch von Projekten ist der noch nicht abgerechnete Aufwand der Personalberatung zu vergüten. Sollten mehrere Kandidat/-innen eingestellt werden, ist üblicherweise auch im Vertrag geregelt, dass diese Einstellungen honorarpflichtig sind.
2.4 Zusammenarbeit
Das beauftragende Unternehmen erhält regelmäßige Informationen zum Projektstand und möglicherweise auftretenden Schwierigkeiten und Verzögerungen.
Um ein optimales Beratungsergebnis zu erzielen, ist es gängige Praxis, dass auch das Kundenunternehmen die Personalberatung über positionsrelevante Veränderungen im Unternehmen informiert. Mandant/-innen sollten zudem den Projektverlauf konstruktiv unterstützen, indem sie vorgestellte Kandidat/-innen zügig bewerten und die notwendigen zeitlichen Ressourcen für Gespräche zeitnah zur Verfügung stellen.
Die Personalberatung begleitet den gesamten Auswahlprozess auch über die Vertragsunterschrift bzw. den Arbeitsantritt hinaus und unterstützt beim Onboarding, um eine nachhaltige Positionsbesetzung bestmöglich sicherzustellen.
2.5 Auswahl der Kandidat/-innen
Aufgrund der Professionalität und Erfahrung bietet der Einsatz einer Personalberatung die Gewähr für ein Höchstmaß an Sorgfalt und Objektivität bei der Auswahl und Beurteilung der Kandidat/-innen. Der Auswahlprozess umfasst i. A. die folgenden Schritte:
Die Personalberatung prüft eingegangene Bewerbungsunterlagen und Zeugnisse sorgfältig und im Rahmen der Möglichkeiten auf Plausibilität und Korrektheit, übernimmt aber keine Haftung.
Zur Prüfung der fachlichen und persönlichen Eignung führt die Personalberatung ein ausführliches Interview, welches ggf. durch weitere Auswahl- und Testverfahren ergänzt wird.
Das Kundenunternehmen erhält einen vertraulichen Bericht der Kandidat/-innen, die für den weiteren Auswahlprozess empfohlen werden. Dieser Bericht enthält auch eine persönliche Einschätzung, inwieweit die Kandidat/-innen die Kriterien des Anforderungsprofils erfüllen. Diese Einschätzung weist gegebenenfalls auch auf Punkte hin, die einer weiteren Klärung bedürfen oder einer vertraglichen Einigung im Wege stehen könnten.
Auf Wunsch können vor Vertragsabschluss Referenzen von früheren Arbeitgebern, Kolleg/-innen, Mitarbeitenden oder Klient/-innen eingeholt werden, zu denen die Kandidat/-innen die Zustimmung gegeben haben. Personen, die nachweislich falsche Angaben gemacht oder falsche Zeugnisse eingereicht haben, werden vom Verfahren ausgeschlossen.
2.6 Klientenschutz und Garantie
Platzierte Kandidat/-innen werden je nach abgeschlossener Klientenschutzvereinbarung künftig nicht mehr angesprochen.
Üblicherweise wird eine Nachbesetzungszusage für die von der Personalberatung besetzte Position gegeben, sollte die eingestellte Person das Unternehmen innerhalb der Probezeit wieder verlassen. Davon ausgenommen sind z. B. von der Personalberatung nicht zu verantwortende Situationen, wie etwa der Wegfall des Arbeitsplatzes, inhaltliche Veränderungen der Aufgabe, Führungswechsel, Fehlverhalten des/der Vorgesetzten, Insolvenz oder Standortverlagerungen des Unternehmens.
2.7 Vertraulichkeit und Datenschutz
BDU-Mitglieder garantieren den Mandant/-innen Vertraulichkeit der gewonnenen internen Informationen, es sei denn, sie sind für die Durchführung der Ansprache zwingend notwendig. Es wird verbindlich festgelegt, welche Informationen zur Verfügung gestellt werden dürfen.
Gleichzeitig verpflichtet sich das Kundenunternehmen, alle für die Besetzung relevanten Informationen klar und umfassend zur Verfügung zu stellen und die Informationen über Kandidat/-innen nach den geltenden Datenschutzbestimmungen zu behandeln.
Vertrauliche Berichte werden an einen vom Auftragsunternehmen fest definierten Adressatenkreis übermittelt. Eine Weitergabe an Personen oder Abteilungen, die nicht in den Auswahlprozess involviert sind, ist ohne Zustimmung der Personalberatung nicht zulässig.
Sollte die Personalberatung mit Dienstleistern bzw. Unterauftragnehmern zusammenarbeiten, sind diese auf die GoPB, das Allgemeine Gleichbehandlungsgesetz (AGG) und die geltenden wettbewerbs- und datenschutz- rechtlichen Vorschriften hinzuweisen.
Alle im Verlauf des Projektes erhobenen vertraulichen Unternehmens- und Personendaten werden nach Ablauf der gesetzlichen und steuerlichen Aufbewahrungsfristen gelöscht, es sei denn, es wurde eine explizite Zustimmung zur Speicherung der Daten erteilt.
Das Auftragsunternehmen wird als Referenz nur dann genannt, wenn eine ausdrückliche Zustimmung vorliegt.
3. Die Zusammenarbeit
der Personalberatung
mit
Kandidat:innen
3.1 Zusammenarbeit
Jede/-r Kandidat/-in wird mit Wertschätzung und Respekt behandelt.
Gemäß dem Grundsatz der Objektivität verpflichtet sich die Personalberatung gegenüber den Kandidat/-innen zu einer umfassenden und neutralen Darstellung von Kundenunternehmen und Position, damit die mit einem Wechsel verbundenen Chancen und Risiken valide bewertet werden können
3.2 Informationspflichten
Kandidat/-innen werden über das suchende Unternehmen ausführlich unterrichtet, soweit dieses der Weitergabe der Informationen zustimmt. Darf den Kandidat/-innen nicht bekanntgemacht werden, wer das suchende Unternehmen ist, dürfen Bewerbungsunterlagen nur mit Zustimmung oder anonymisiert weitergegeben werden.
In einem ausführlichen Interview werden die Erwartungen der Kandidat/-innen mit den Erwartungen der Mandant/-innen abgeglichen. Kandidat/-innen werden regelmäßig über den Stand des Projekts und ihrer Bewerbung informiert.
3.3 Rechtliche Rahmenbedingungen
Bei der Direktansprache hält sich die Personalberatung strikt an die Vorgaben der Rechtsprechung zu deren wettbewerbsrechtlicher Zulässigkeit. Eine erste Kontaktaufnahme am Arbeitsplatz bzw. im Rahmen der üblichen Arbeitszeit enthält nur eine kurze Vorstellung des Anlasses und der Position. Weiterführende Gespräche werden außerhalb der Arbeitszeit geführt.
Bei Bewerbungen über Stellenanzeigen erhalten die Kandidat/-innen eine Eingangsbestätigung und Hinweise auf die zu beachtenden Vorgaben der Datenschutzgesetze bei der Speicherung und Verarbeitung der eingereichten Unterlagen. Gleiches gilt bei der Erhebung von Daten und Unterlagen im Rahmen einer Direktansprache.
Die Personalberatung geht mit den Kenntnissen über die Kandidat/-innen absolut vertraulich um und verwendet sie nur zweckgerichtet und projektspezifisch. Ohne Zustimmung werden keine Daten weitergegeben. Sollten Referenzen im Laufe des Auswahlprozesses eingeholt werden, ist dies nur mit ausdrücklicher Zustimmung der Kandidat/-innen möglich.
Mit Ausnahme steuerlich oder haftungsrechtlich relevanter Dokumente werden Bewerbungsunterlagen nur so lange aufbewahrt, wie eine Anspruchsstellung nach dem AGG denkbar ist (sechs Monate nach Abschluss des Projektes bzw. Zugang der Absage bei den Kandidat/-innen) – es sei denn, es wurde die Zustimmung zur Speicherung der Daten gegeben.
3.4 Honorar
Ausschließlich auftraggebend ist das Kundenunternehmen. Von den Kandidat/-innen werden keine Honorare oder Vermittlungsgebühren eingefordert.
Grundsätze ordnungsgemäßer und qualifizierter Personalberatung (GoPB)
Qualitätsleitlinien für Personalberaterinnen und Personalberater im BDU e. V.
