Personalberatung
Öffentliche Unternehmen

Grundlage für einen erfolgreichen Besetzungsprozess ist eine inhaltlich ausführliche, offene und vertrauensvolle Projektbesprechung zu Beginn des Suchprozesses. In dieser Projektbesprechung erfolgt zunächst eine detaillierte Darstellung des Unternehmens (z. B. Kennzahlen, Produkt-/ Dienstleistungsspektrum, Marktsituation, Wettbewerb, Unternehmensstruktur, Aufbauorganisation, Unternehmens-/Führungskultur, etc.). Das Unternehmen sollte der Personalberatung – sofern vorhanden – eine erste Stellenbeschreibung zur Verfügung zu stellen und alle Informationen zur vakanten Position und ihrer Historie geben. Anschließend wird gemeinsam ein Aufgaben- und Anforderungsprofil der zu besetzenden Position erarbeitet und diskutiert.

Der nächste Schritt ist die Erstellung einer ersten Zielfirmenliste durch die Personalberatung. Hierauf sollten sich alle infrage kommenden Firmen finden, in denen im ersten Schritt potenzielle Kandidat:innen identifiziert und angesprochen werden sollen. Zu berücksichtigen sind z.B. Branchenzugehörigkeiten, Unternehmensgrößen und geographischer Fokus der Suche. Auch diese Liste sollte vom beauftragenden Unternehmen freigegeben werden, wobei es wichtig ist auch die sogenannten „No-Touch-Firmen“ zu definieren, in denen die Personalberatung nicht ansprechen soll, weil z.B. eine enge Verbindung zum eigenen Unternehmen besteht.

Nach der Freigabe von Anforderungsprofil und Zielfirmenliste steigt der Personalberater oder die -beraterin mit dem Research-Team dann in die operative Suche ein, d. h. infrage kommende Personen werden identifiziert, telefonisch kurz am Arbeitsplatz angesprochen und der Kontakt dann schrittweise außerhalb der Arbeitszeiten vertieft, was dann nach Klärung erster Fragen in beide Richtungen in der Übersendung des Lebenslaufs münden sollte.

Auf dieser Basis prüft die Personalberatung die grundsätzliche Eignung des Kandidaten oder der Kandidatin und ob eine Einladung zum persönlichen Interview ausgesprochen wird. In den heutigen engen Arbeitsmärkten zeigt sich hier die Fähigkeit der Beratenden, Menschen für eine Position zu gewinnen und ihnen bei ihrem schrittweisen Entscheidungsprozess aktiv zur Seite zu stehen.

Die Beratung sollte neben der Direktansprache auch andere Wege, wie z.B. strukturierte Empfehlungen über das Netzwerk, interne und externe Datenbanken sowie soziale Medien nutzen. So wird sichergestellt, dass wirklich alle infrage kommenden Kandidat:innen kontaktiert werden können.

In dieser Phase des Suchprozesses interviewt der Personalberater bzw. die -beraterin die infrage kommenden Kandidat:innen. Eine erfahrene Beratungspersönlichkeit wird dabei ein strukturiertes Interview-Konzept nutzen, welches valide ist und es erlaubt, weiterreichende fachliche und persönliche Aussagen über einen Kandidaten oder eine Kandidatin zu machen, als dies auf Basis des Lebenslaufs allein möglich wäre.

Der schriftliche Bericht, der auf dieser Basis zu passenden Kandidat:innen erstellt und dem auftraggebenden Unternehmen zur Verfügung gestellt wird, sollte neben den harten Fakten (z.B. Gehalt, Kündigungsfrist, etc.) auch ein klares Bild des Kandidaten oder der Kandidatin vermitteln und erläutern, warum die Person für die offene Position aus Sicht der Beratung geeignet ist. Der Bericht sollte in der Lage sein, der Personalabteilung, aber auch den anderen Beteiligten innerhalb des beauftragenden Unternehmens, eine gute Einschätzung und ein lebendiges Bild der bewerbenden Person zu vermitteln.

Auf der Basis der Berichte der Personalberatung wird das Unternehmen dann im nächsten Schritt die potenziell geeigneten Kandidat:innen einladen, um sich ein eigenes Bild zu machen. Bewerbungsgespräche sind ein Spiegel der Unternehmenskultur und sollten daher entsprechende Aufmerksamkeit erfahren. Erfahrene Personalberatungen widmen auch Kleinigkeiten im Auswahlprozess ihre Aufmerksamkeit. Dazu gehört eine intensive Vorbereitung, ein wertschätzender Empfang und genügend Zeit für die einzelnen Gespräche. Ein qualifiziertes Feedback kennzeichnet ebenfalls einen guten Arbeitgeber. Schließlich trägt jeder Bewerber bzw. jede Bewerberin eigene persönlichen Erfahrungen weiter und beeinflusst damit das Image eines Unternehmens.

Ist die Personalentscheidung getroffen, sollte auch die Zielgerade ohne Stolpern absolviert werden. Dazu gehört eine genaue und zeitnahe Kommunikation mit dem zukünftigen Mitarbeitenden. In den Vertragsverhandlungen werden alle relevanten Punkte der Zusammenarbeit vereinbart und anschließend rechtskräftig ausformuliert. Es lohnt sich, in diese Gespräche kompromissbereit, aber mit klar definierten Grenzen der Verhandlungsspanne zu gehen. Ohne lange Verzögerungen sollte dann der Vertragsabschluss erfolgen. Nur wenn beide Seiten den Arbeitsvertrag mit einem Lächeln unterzeichnen, sind gute Voraussetzungen für den Start geschaffen.

Willkommen an Bord! Diese Formel sollte für Unternehmen keine Floskel sein. Auf allen Ebenen lohnt sich die strukturierte Begleitung neuer Mitarbeiter:innen. Fühlen sich die neuen Teammitglieder in den schwierigen ersten Wochen und Monaten unterstützt, können sie ihre Kompetenzen und Ressourcen viel schneller ins Team einbringen. Onboarding Prozesse verdienen auch betriebswirtschaftlich große Aufmerksamkeit. Muss eine neue Personalsuche gestartet werden, weil ein Mitarbeiter oder eine Mitarbeiterin schon in der Probezeit das Unternehmen wieder verlässt, summieren sich die Kosten auf drei bis fünf Monatsgehälter. Zudem leidet durch häufige Fluktuation auch das Arbeitgeberimage. Grund genug, diese Anfangssituation nicht dem Zufall zu überlassen und die zahlreichen Vorteile einer systematischen Einarbeitung zu nutzen.

Wir bleiben auch nach der Besetzung mit Kandidat:in und Unternehmen in Kontakt. Sollte es wider Erwarten nicht passen, greift unsere Nachbesetzungs-Garantie und wir wiederholen die Suche ohne Honorar. Dies ist unser Commitment für den gemeinsamen Erfolg!