Personalberatung
Öffentliche Unternehmen

Mit mehr als drei Jahrzehnten Erfahrung in der Personalberatung und im Executive Search für den öffentlichen Sektor rekrutiert die TOPOS Personalberatung Führungskräfte, Expert:innen, Spezialist:innen und Interim Manager:innen für Behörden und Verwaltung, Industrie- und Handelskammern, öffentliche Unternehmen, Universitäten und Fachhochschulen, Labore und öffentliche Forschungseinrichtungen sowie für die Stadtentwicklung und den ÖPNV.

Gemeinsam mit unseren Klienten erarbeiten wir ein detailliertes Anforderungsprofil der Wunschkandidat:innen und identifizieren jene Persönlichkeiten, die über die erforderlichen Erfahrungen, die fachliche Expertise und nicht zuletzt den „Cultural Fit“ verfügen. Wir entwerfen eine individuelle Suchstrategie und nutzen unser leistungsstarkes Netzwerk sowie modernste Diagnosemethoden. Mit unserem Know-how erkennen wir nicht nur die optimal passenden Kandidat:innen, wir gewinnen sie auch für Sie. Denn: Die Besten sind selten auf der Suche, die Besten müssen gewonnen werden!

Mit unseren Standorten in Hamburg, Nürnberg, Stuttgart und München sind wir immer in Ihrer Nähe – und für die internationale Suche stehen wir unseren Kunden über unser globales Netzwerk IESF zur Verfügung.

Die TOPOS-Kennzahlen
für Ihren Erfolg

Projekterfolg
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Kandidat:Innen nach 3 Jahren noch im Unternehmen
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Projekte mit Bestandskunden
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Garantiefälle p.a.
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Der Recruitingprozess

Professionelle Tools in allen Phasen:

Der erfolgreiche Rekrutierungsprozess orientiert sich stets an den individuellen Gegebenheiten der einzelnen Suche. Dennoch gibt es einige Ankerpunkte, die in keinem Projekt fehlen dürfen, um einen funktionierenden und letztlich zum Erfolg führenden Beratungsprozess sicherzustellen.

Grundlage für einen erfolgreichen Besetzungsprozess ist eine inhaltlich ausführliche, offene und vertrauensvolle Projektbesprechung zu Beginn des Suchprozesses. In dieser Projektbesprechung erfolgt zunächst eine detaillierte Darstellung des Unternehmens (z. B. Kennzahlen, Produkt-/ Dienstleistungsspektrum, Marktsituation, Wettbewerb, Unternehmensstruktur, Aufbauorganisation, Unternehmens-/Führungskultur, etc.). Das Unternehmen sollte der Personalberatung – sofern vorhanden – eine erste Stellenbeschreibung zur Verfügung zu stellen und alle Informationen zur vakanten Position und ihrer Historie geben. Anschließend wird gemeinsam ein Aufgaben- und Anforderungsprofil der zu besetzenden Position erarbeitet und diskutiert.

Der nächste Schritt ist die Erstellung einer ersten Zielfirmenliste durch die Personalberatung. Hierauf sollten sich alle infrage kommenden Firmen finden, in denen im ersten Schritt potenzielle Kandidat:innen identifiziert und angesprochen werden sollen. Zu berücksichtigen sind z.B. Branchenzugehörigkeiten, Unternehmensgrößen und geographischer Fokus der Suche. Auch diese Liste sollte vom beauftragenden Unternehmen freigegeben werden, wobei es wichtig ist auch die sogenannten „No-Touch-Firmen“ zu definieren, in denen die Personalberatung nicht ansprechen soll, weil z.B. eine enge Verbindung zum eigenen Unternehmen besteht.

Nach der Freigabe von Anforderungsprofil und Zielfirmenliste steigt der Personalberater oder die -beraterin mit dem Research-Team dann in die operative Suche ein, d. h. infrage kommende Personen werden identifiziert, telefonisch kurz am Arbeitsplatz angesprochen und der Kontakt dann schrittweise außerhalb der Arbeitszeiten vertieft, was dann nach Klärung erster Fragen in beide Richtungen in der Übersendung des Lebenslaufs münden sollte.

Auf dieser Basis prüft die Personalberatung die grundsätzliche Eignung des Kandidaten oder der Kandidatin und ob eine Einladung zum persönlichen Interview ausgesprochen wird. In den heutigen engen Arbeitsmärkten zeigt sich hier die Fähigkeit der Beratenden, Menschen für eine Position zu gewinnen und ihnen bei ihrem schrittweisen Entscheidungsprozess aktiv zur Seite zu stehen.

Die Beratung sollte neben der Direktansprache auch andere Wege, wie z.B. strukturierte Empfehlungen über das Netzwerk, interne und externe Datenbanken sowie soziale Medien nutzen. So wird sichergestellt, dass wirklich alle infrage kommenden Kandidat:innen kontaktiert werden können.

In dieser Phase des Suchprozesses interviewt der Personalberater bzw. die -beraterin die infrage kommenden Kandidat:innen. Eine erfahrene Beratungspersönlichkeit wird dabei ein strukturiertes Interview-Konzept nutzen, welches valide ist und es erlaubt, weiterreichende fachliche und persönliche Aussagen über einen Kandidaten oder eine Kandidatin zu machen, als dies auf Basis des Lebenslaufs allein möglich wäre.

Der schriftliche Bericht, der auf dieser Basis zu passenden Kandidat:innen erstellt und dem auftraggebenden Unternehmen zur Verfügung gestellt wird, sollte neben den harten Fakten (z.B. Gehalt, Kündigungsfrist, etc.) auch ein klares Bild des Kandidaten oder der Kandidatin vermitteln und erläutern, warum die Person für die offene Position aus Sicht der Beratung geeignet ist. Der Bericht sollte in der Lage sein, der Personalabteilung, aber auch den anderen Beteiligten innerhalb des beauftragenden Unternehmens, eine gute Einschätzung und ein lebendiges Bild der bewerbenden Person zu vermitteln.

Auf der Basis der Berichte der Personalberatung wird das Unternehmen dann im nächsten Schritt die potenziell geeigneten Kandidat:innen einladen, um sich ein eigenes Bild zu machen. Bewerbungsgespräche sind ein Spiegel der Unternehmenskultur und sollten daher entsprechende Aufmerksamkeit erfahren. Erfahrene Personalberatungen widmen auch Kleinigkeiten im Auswahlprozess ihre Aufmerksamkeit. Dazu gehört eine intensive Vorbereitung, ein wertschätzender Empfang und genügend Zeit für die einzelnen Gespräche. Ein qualifiziertes Feedback kennzeichnet ebenfalls einen guten Arbeitgeber. Schließlich trägt jeder Bewerber bzw. jede Bewerberin eigene persönlichen Erfahrungen weiter und beeinflusst damit das Image eines Unternehmens.

Ist die Personalentscheidung getroffen, sollte auch die Zielgerade ohne Stolpern absolviert werden. Dazu gehört eine genaue und zeitnahe Kommunikation mit dem zukünftigen Mitarbeitenden. In den Vertragsverhandlungen werden alle relevanten Punkte der Zusammenarbeit vereinbart und anschließend rechtskräftig ausformuliert. Es lohnt sich, in diese Gespräche kompromissbereit, aber mit klar definierten Grenzen der Verhandlungsspanne zu gehen. Ohne lange Verzögerungen sollte dann der Vertragsabschluss erfolgen. Nur wenn beide Seiten den Arbeitsvertrag mit einem Lächeln unterzeichnen, sind gute Voraussetzungen für den Start geschaffen.

Willkommen an Bord! Diese Formel sollte für Unternehmen keine Floskel sein. Auf allen Ebenen lohnt sich die strukturierte Begleitung neuer Mitarbeiter:innen. Fühlen sich die neuen Teammitglieder in den schwierigen ersten Wochen und Monaten unterstützt, können sie ihre Kompetenzen und Ressourcen viel schneller ins Team einbringen. Onboarding Prozesse verdienen auch betriebswirtschaftlich große Aufmerksamkeit. Muss eine neue Personalsuche gestartet werden, weil ein Mitarbeiter oder eine Mitarbeiterin schon in der Probezeit das Unternehmen wieder verlässt, summieren sich die Kosten auf drei bis fünf Monatsgehälter. Zudem leidet durch häufige Fluktuation auch das Arbeitgeberimage. Grund genug, diese Anfangssituation nicht dem Zufall zu überlassen und die zahlreichen Vorteile einer systematischen Einarbeitung zu nutzen.

Wir bleiben auch nach der Besetzung mit Kandidat:in und Unternehmen in Kontakt. Sollte es wider Erwarten nicht passen, greift unsere Nachbesetzungs-Garantie und wir wiederholen die Suche ohne Honorar. Dies ist unser Commitment für den gemeinsamen Erfolg!

BRIEFINGGESPRÄCH – ANFORDERUNGSPROFIL – DEFINITION SUCHFELDER

Zu Beginn eines Projektes steht immer ein ausführliches Gespräch mit den Entscheider:innen auf Kund:innenseite, um die Besonderheiten des Unternehmens und der zu besetzenden Position zu skizzieren. Als Headhunting-Unternehmen sind wir Ihr Sprachrohr in den Markt: Wir wollen Kandidatinnen und Kandidaten gewinnen – dafür ist gerade in einem Arbeitnehmer:innenmarkt eine professionelle, fachlich fundierte und empathische Ansprache ein entscheidender Baustein für den Erfolg des Projektes.

In dem Briefing-Gespräch erheben wir die Rahmendaten für das fachliche und persönliche Anforderungsprofil, welche wir in Form einer Spezifikation oder eines Exposés zusammenfassen. Nach Freigabe des Dokumentes durch den Klienten oder die Klientin wird die Spezifikation oder das Exposé interessierten Kandidatinnen und Kandidaten in der Direktansprache zur Verfügung gestellt und dient als erste Information zur Vakanz.

Darüber hinaus werden in dem Briefing-Gespräch die Suchfelder für die Direktansprache abgestimmt: Welche Kommunen, Landkreise oder Städte sind für die Direktansprache geeignet – und welche nicht? Gibt es Unternehmen außerhalb des öffentlichen Bereiches, in denen wir interessante Kandidatinnen und Kandidaten kontaktieren können? Mit dieser Abstimmung gewährleisten wir, dass der gesamte Suchprozess für die Auftraggeberin transparent und nachvollziehbar gestaltet wird.

DIREKTANSPRACHE – SOCIAL MEDIA – STELLENBÖRSEN – DATENBANKEN

In der Direktansprache werden geeignete Kandidatinnen und Kandidaten identifiziert und telefonisch auf die Vakanz angesprochen. Dies ist die klassische Vorgehensweise eines Headhunters, der damit eine exklusive und flächendeckende Ansprache für sein Projekt gewährleistet. Zusätzlich nutzen wir soziale Medien bei unserer Suche nach geeigneten Profilen. Auch externe Stellenbörsen sowie unsere eigene Datenbank beziehen wir in die Recherche nach geeigneten Kandidatinnen und Kandidaten ein. Auf Wunsch schalten wir parallel ergänzende Anzeigen und übernehmen das komplette Bewerbungsmanagement.

Trotz Hype um das E-Recruiting: 85 % der gewonnenen Kandidatinnen und Kandidaten stammen aus der klassischen, telefonischen Direktansprache. Damit ist das Headhunting nach wie vor – gerade im öffentlichen Bereich – der erfolgversprechendste Weg für die Besetzung von Führungspositionen.

Mit der Direktansprache erreichen wir auch jene Personen, die nicht aktiv auf der Suche nach einer neuen Aufgabe sind. Klingt eine Position aber im Erstkontakt interessant, wächst die Neugierde: Bietet die Position gegebenenfalls einen herausfordernden neuen Aspekt? Oder ist sie vielleicht die konsequente Weiterentwicklung zur derzeitigen Position? Mit den angesprochenen Kandidatinnen und Kandidaten klären wir diese Fragen – persönlich, vertraulich und in Ruhe. Wir beraten zu gegebenen Chancen und informieren über besondere Herausforderungen der Vakanz und – letztendlich – motivieren wir Interessierte für ein weiterführendes Gespräch.

INTERVIEWS – PERSÖNLICHKEITSTEST – VERTRAULICHE BERICHTE

Die TOPOS-Consultants Kathrin Manthey und Thomas Wilde führen die persönlichen, strukturierten Interviews mit den ausgewählten Kandidatinnen und Kandidaten. In den Interviews wird sowohl die zuvor definierte fachliche Eignung als auch die gewünschten Persönlichkeitsmerkmale überprüft. Grundlage hierfür ist ein strukturiertes, biografisch orientiertes Interview, welches in der Regel rund anderthalb Stunden dauert. Ergänzend können auf Wunsch Referenzen eingeholt werden, sofern dies mit der Wahrung der Vertraulichkeit vereinbar ist.

Ebenfalls bei Bedarf führen wir wissenschaftlich fundierte Persönlichkeitstests (TOPOS Personality Profiler) mit interessanten Kandidatinnen und Kandidaten durch. Der TOPOS Personality Profiler wurde gemeinsam mit dem Lüneburg Institute for Corporate Learning (LINC Institute) entwickelt und basiert auf den „Big Five“ –  dem Standardmodell zur Erfassung und Darstellung der Persönlichkeit in der Psychologie. Neben den fünf Hauptdimensionen inklusive ihrer Facetten werden für eine ganzheitliche Darstellung der Persönlichkeit auch zentrale Handlungsmotive und Kompetenzen erfasst.

Wir fassen die Ergebnisse aus den persönlichen Interviews in einem Kurzbericht zusammen und erstellen über einzelne Personen ausführliche vertrauliche Berichte. In diesen wird der biografische Werdegang der empfohlenen Kandidatinnen und Kandidaten in Verbindung mit den Ergebnissen des Persönlichkeitstests prägnant und nachvollziehbar dargestellt. Auch die persönliche Kandidatenvorstellung im Hause der Auftraggeberin wird von TOPOS koordiniert und auf Wunsch von TOPOS-Berater:innen persönlich begleitet. Im gesamten Verfahren berichten wir regelmäßig zum Projektstand, damit unsere Kund:innen stets informiert sind, welches Teilziel bereits erreicht wurde und wo TOPOS im Projektverlauf steht.

Öffentliche Unternehmen

Wie lange dauert die Suche?

Die Dauer hängt vom Schwierigkeitsgrad, der Verfügbarkeit und weiteren individuellen Faktoren des Profils und der Auftraggeberin ab. Für die Direktansprache rechnen wir im Regelfall mit einem Zeitfenster von 6 bis 8 Wochen. Alle weiteren Zeitangaben sind maßgeblich von der Verfügbarkeit der Auftraggeberin und der Kandidatinnen und Kandidaten abhängig.

Ihre Vorteile
bei TOPOS

Feste Projektteams

Die TOPOS-Teams bestehen aus einem erfahrenen Berater bzw. einer Beraterin, bestens ausgebildetem Research sowie routinierter Assistenz, die den gesamten Projektprozess begleiten.

Gezielte Suche

Echte Top-Kräfte sind selten auf der Suche! Sie lassen sich am besten
durch qualifizierte Direktansprache gewinnen. Berater:innen nutzen dafür eigene Netzwerke, professionellen Research und Empfehlungen.

Höchster Qualitätsanspruch

Einhaltung der hohen Qualitätsstandards des Bundesverbandes Deutscher Unternehmensberatungen (BDU) während des gesamten Prozesses.

Ausdauer und Beharrlichkeit

Sie entscheiden, wann das Projekt beendet ist! Wir suchen, bis die passende Persönlichkeit gefunden und die Stelle zu Ihrer Zufriedenheit besetzt ist.

Honorargestaltung
und Garantie

Fortschrittsabhängige Honorargestaltung sowie garantierte Nachbesetzung während der Probezeit sind unser Commitment für den gemeinsamen Erfolg.

Vertraulichkeit und Diskretion

Vertrauliche Behandlung von Informationen und Daten sowie höchste Diskretion gegenüber Kund:innen und Kandidat:innen ist unser oberstes Gebot.

Ihre Vorteile
bei TOPOS

Feste Projektteams

Die TOPOS-Teams bestehen aus einem erfahrenen Berater bzw. einer Beraterin, bestens ausgebildetem Research sowie routinierter Assistenz, die den gesamten Projektprozess begleiten.

Gezielte Suche

Echte Top-Kräfte sind selten auf der Suche! Sie lassen sich am besten durch qualifizierte Direktansprache gewinnen. Personalberater:innen nutzen dafür eigene Netzwerke, professionellen Research und Empfehlungen.

Höchster Qualitätsanspruch

Einhaltung der hohen Qualitätsstandards des Bundesverbandes Deutscher Unternehmensberatungen (BDU) während des gesamten Prozesses.

Ausdauer und Beharrlichkeit

Sie entscheiden, wann das Projekt beendet ist! Wir suchen, bis die passende Persönlichkeit gefunden und die Stelle zu Ihrer Zufriedenheit besetzt ist.

Honorargestaltung und
Garantie

Fortschrittsabhängige Honorargestaltung sowie garantierte Nachbesetzung während der Probezeit sind unser Commitment für den gemeinsamen Erfolg.

Vertraulichkeit und Diskretion

Vertrauliche Behandlung von Informationen und Daten sowie höchste Diskretion gegenüber Kund:innen und Kandidat:innen ist unser oberstes Gebot.

Ihre Consultants

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