Office Management Family Office in Teilzeit (m/w/d)
Unser Auftraggeber ist ein renommiertes Family Office einer Einzelfamilie. Unternehmenszweck ist die Verwaltung der familieneigenen Beteiligungen, Immobilien und Finanzanlagen im In -und Ausland sowie die Betreuung des privat und in einer Personen- bzw. Kapitalgesellschaft gehaltenen Vermögens aller Familienmitglieder. Das Office, mit Sitz in einer bedeutenden Metropole im südlichen Nordrhein-Westfalen, besteht aus insgesamt 4 Mitarbeitenden (Assistenz, Finanzbuchhaltung und Büroleitung).
Ihre Aufgaben
- Unterstützung der beiden geschäftsführenden Gesellschaftern im operativen Tagesgeschäft
- Strukturierung der geschäftlichen und privaten Korrespondenz
- Organisation aller betrieblichen Abläufe im Office
- Selbständige Beantwortung von Anfragen auch im Namen der Gesellschafter (in deutscher und englischer Sprache)
- Koordinierung von Terminen und Reisen sowie deren inhaltliche Vorbereitung
- Überwachung und Sicherstellung der Einhaltung von Fristen
- Verantwortung für interne Projekte zur Verbesserung der Abläufe und Prozesse
- Cash Management (täglich, monatlich bzw. jährlich) in unterschiedlichen Währungen (inklusive Vollmacht für das Online-Banking)
- Unternehmensplanung (kurz-, mittel- und langfristig)
- Qualifizierte Vorbereitung von Steuererklärungen in Zusammenarbeit mit Rechtsanwälten, Steuerberatern und Finanzämtern
- Verwaltung der privaten Immobilien (insbesondere in Bezug auf Instandhaltung und Reparaturen)
Ihr Profil
- Qualifizierte betriebswirtschaftliche Ausbildung mit den Schwerpunkten Rechnungswesen und Steuern
- Mehrjährige Berufserfahrung in einer Steuerkanzlei, Wirtschaftsprüfungsgesellschaft, Bank oder einem anderen Family-Office
- Versiert im Umgang mit den relevanten IT-Tools wie Word, Excel oder idealerweise auch DATEV
- gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift
- hohe Integrität und Verlässlichkeit
- Professionalität und Diskretion
Das Angebot
- Aufgabenstellung mit hoher Verantwortung und direktem Draht zur Geschäftsführung / Familie
- Die Möglichkeit flexibel zu agieren, Entscheidungen zu treffen und ein kleines Team zu koordinieren
- Langfristige Perspektive in einem familiären und vertrauensvollen Umfeld
Wenn diese Herausforderung Sie reizt, dann bewerben Sie sich bitte unter der Kennziffer P0390423 mit Ihren aussagefähigen Bewerbungsunterlagen über folgenden Link:
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Für einen ersten telefonischen Kontakt steht Ihnen Thomas Wilde unter der Tel. 040/27 84 99-60 gern zur Verfügung. Umfassende Vertraulichkeit sichern wir Ihnen zu.
TOPOS Personalberatung GmbH
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