Assistenz der Geschäftsführung / Executive Assistant (m/w/d)

Unser Auftraggeber, THE NEW INSTITUTE gGmbH, wurde 2020 in Hamburg durch Unterstützung namhafter Hamburger Unternehmer und Persönlichkeiten gegründet. Es versteht sich seitdem als Plattform für die Gestaltung gesellschaftlichen Wandels. Hierzu werden u.a. Wissenschaftler:innen unterschiedlicher Disziplinen mit Politiker:innen, Unternehmer:innen, Journalist:innen und Künstler:innen zusammengeführt. Das Ziel des Unternehmens ist es, Antworten auf die ökologischen, wirtschaftlichen und politischen Herausforderungen der heutigen Zeit zu finden.

Ihre Aufgaben

• Eigenverantwortliche Durchführung anspruchsvoller Assistenz- und Sekretariatsaufgaben für die Geschäftsführung
• Selbstständige Übernahme allgemeiner organisatorischer Aufgaben
• Koordination von Büromanagement und administrativen Aufgaben
• Kompetente Ansprechperson für interne und externe Gäste
• Eigenverantwortliche Übernahme von Sonderaufgaben und administrativer Projekte
• Unterstützung bei der Vorbereitung und Organisation von Meetings
• Eigenständiges Mitdenken und der Geschäftsführung in allen Belangen „den Rücken freihalten“
• Aktive Zusammenarbeit mit allen Bereichen des Hauses

Ihr Profil

• Kaufmännische Ausbildung und/oder Zusatzausbildung als Assistenz (oder vergleichbarer Werdegang)
• Mehrjährige Erfahrung in verantwortlicher Assistenz-/Sekretariatsfunktion, idealerweise auf Geschäftsführungsebene
• Bisher Tätigkeit in einem eher mittelständisch geprägten Umfeld
• Hohes persönliches Interesse an gemeinnützigen Themen, insb. in Bezug auf die wirtschaftlichen, politischen und gesellschaftlichen Herausforderungen unserer Zeit
• Selbstverständnis als Dienstleister:in mit einem hohen Anspruch an die eigene Integrität, Einsatzbereitschaft, Organisationsfähigkeit und Selbständigkeit
• Sehr sichere Beherrschung der deutschen und der englischen Sprache in Wort und Schrift
• Generell hohe IT- und Digitalaffinität, insb. auch sichere Beherrschung von MS-Office