Woran erkenne ich eine
Top-Personalberatung?

Woran erkenne ich eine
Top-Personalberatung?

Das Marktvolumen von über zwei Milliarden im Jahr zeigt: Immer mehr Unternehmen bauen auf die professionelle Unterstützung bei der Suche nach Fach- und Führungskräften. Das hat verschiedene Gründe:

 

  • NETZWERK
    Personalberater:innen bringen ein breites – bestenfalls auch internationales – Netzwerk mit, das im Unternehmen nicht immer oder nicht ausreichend vorhanden ist.

 

  • FACH- UND BRANCHENEXPERTISE
    Personalberater:innen verfügen aufgrund ihrer Spezialisierungen über die erforderliche Fach- und Branchenexpertise sowie Methoden-Kompetenz.

 

  • NEUTRALITÄT & DISKRETION
    Personalberater:innen sichern sowohl dem Unternehmen als auch den Kandidaten und Kandidatinnen Neutralität und Diskretion zu.

 

  • PROFESSIONELLES AUSWAHLVERFAHREN
    Personalberater:innen führen ein methodisch fundiertes, professionelles Auswahlverfahren durch, das dem Auftraggeber oder der Auftraggeberin personelle und zeitliche Ressourcen spart und einen Mehrwert in der fundierten objektiven Profilpassung bietet.

 

  • EMPFEHLUNGEN
    Personalberater:innen sprechen Empfehlungen aus, die aufgrund ihrer Erfahrung, Neutralität und Objektivität für das auftraggebende Unternehmen besonders wertvoll sind.

PERSONALBERATUNG versus PERSONALVERMITTLUNG – WO IST DER UNTERSCHIED?

Die Personalberatung ist die beratende Unterstützung eines Unternehmens bei dessen Suche nach qualifizierten Fach- und Führungskräften. Im Rahmen des Such- und Auswahlprozesses muss die Personalberatung in die fachliche, persönliche, sozial-/kulturelle Eignung von Bewerber:innen objektiv prüfen. Personalberatungen beraten ihre Auftraggeber:innen umfassend und suchen im Markt nach den Profil-Passendsten für eine offene Fach- und Führungsposition. Sie greifen dabei auf eine Vielzahl personalwirtschaftlicher Methoden und Tools zurück.

 

Personalvermittlungen hingegen befassen sich meist ausschließlich mit der Recherche von Profilen aus Datenbanken und stellen in kurzer Zeit sehr viele Lebensläufe von potenziellen Kandidat:innen zusammen. Ob und inwieweit diese persönlich oder fachlich für die vakante Position geeignet sind, wird in der Regel nicht vertieft geprüft. Die Beauftragung erfolgt bei Personalvermittlungen häufig durch die Arbeitssuchenden selbst und nicht durch das suchende Unternehmen. Personalvermittlungen arbeiten zudem rein erfolgsorientiert und nicht exklusiv.

EINE TOP-PERSONALBERATUNG – WER HILFT BEI DER SUCHE?

Der Markt für Personalberatungen ist fragmentiert, vielfältig und von außen schwer zu durchschauen. Eine Orientierung über seriöse Personalberatungen bietet z.B. die Website des Bundesverbandes der Deutschen Unternehmensberater, welche auch eine diesbezügliche Suchmaschine zur Verfügung stellt (www.bdu.de und www.bdu.de/services/wie-wir-unternehmen-unterstuetzen/personalberaterdatenbank/) oder auch die jährlichen Rankings der großen Wirtschaftsmagazine, wie z.B. der WirtschaftsWoche.

 

Nach der Entscheidung und der Kontaktaufnahme zu einem oder mehreren Personalberatungen sollten zunächst die gegenseitigen Erwartungen an die Zusammenarbeit und die Passung zur anstehenden konkreten Besetzungsaufgabe abgeglichen werden. Dabei gilt es, einige Punkte zu beachten:

Checkliste für die Auswahl
einer geeigneten Personalberatung:

Persönlicher Fit Unternehmen / Berater:in

Fach- & Branchenkompetenz

Renommee & Referenzen

Individueller Beratungsansatz

Beratung aus einer Hand

Research-Organisation

Instrumentarium

Zeitliche Abwicklung

Kommunikationsstruktur

Honorargestaltung & Garantie

Saubere Verträge

PERSÖNLICHER FIT UNTERNEHMEN / BERATER:IN:

Zunächst sollten die gegenseitigen Erwartungen, die Unternehmenswerte und die Eckdaten einer möglichen Zusammenarbeit in einem persönlichen Gespräch erörtert werden. Hier sollte ein Personalentscheider oder eine -entscheiderin durchaus der Intuition folgen, zumal die künftige Zusammenarbeit eng und vertrauensvoll sein wird und daher eine gewisse grundsätzliche persönliche Sympathie bestehen sollte. Dabei sollte klar sein, dass die Personalberatung kein Lebenslauflieferant ist, sondern eine Partnerin, die umso erfolgreicher arbeiten kann, je mehr Informationen über das Unternehmen, die Position sowie die handelnden Personen gegeben werden.

FACH- & BRANCHENKOMPETENZ:

Selbstverständlich sollte ein Personalberater oder eine -beraterin über die notwendigen Fach- und Branchenkompetenzen verfügen, die für das individuelle Projekt des auftraggebenden Unternehmens erforderlich sind. Hier können Referenzprojekte und konkrete Fallbeispiele aus der Vergangenheit hilfreich sein. Der Personalberater bzw. die -beraterin sollte aber auch aufmerksam zuhören und aus den Gesprächsinformationen die richtigen Rückschlüsse ziehen können. Ein gutes Gespräch ist eine Diskussion auf Augenhöhe, in der HR und Personalberatung gemeinsam Ideen finden und Ansätze für eine erfolgreiche Besetzung der vakanten Position entwickeln.

RENOMMEE DES UNTERNEHMENS & REFERENZEN:

Bei klassischen Dienstleistungsunternehmen, wie Personalberatungen es sind, ist es hilfreich, den Ruf des Unternehmens am Markt zu überprüfen. Hierzu können schriftliche und/oder mündliche Referenzen herangezogen werden, aber auch Veröffentlichungen, Vorträge, Rankings von Wirtschaftsmagazinen, Kennzahlen (z.B. Besetzungsquote) und Beispiele für vergleichbare erfolgreiche Suchprojekte der Vergangenheit. Eine seriöse Beratung wird dabei niemals Namen von Kund:innen preisgeben, kann aber trotzdem konkrete und nachvollziehbare Aussagen tätigen.

 

In diesem Zusammenhang sollte man immer darauf achten, dass ein Personalberater oder eine -beraterin zwar signifikante Erfahrungen in einer Branche vorzuweisen hat, aber nicht ausschließlich darin tätig ist und dadurch zu sehr eingeschränkt sein könnte. Verpflichtungen aus früheren Aufträgen von anderen Unternehmen können die Anzahl derjenigen Firmen, in denen nach Kandidat:innen gesucht werden kann, unter Umständen stark reduzieren – ein seriöse Personalberatung wird in der Regel mehrere Jahre nach Beendigung eines Auftrags keine Mitarbeiter:innen des betreffenden Unternehmens abwerben. Hier sollte man durch konkretes Nachfragen sicherstellen, dass der Personalberater bzw. die -beraterin frei agieren kann und auch Kandidat:innen in den Wunschfirmen des auftraggebenden Unternehmens ansprechen wird.

INDIVIDUELLER BERATUNGSANSATZ:

Ein Personalberater oder eine -beraterin sollte im Gespräch bereits eine Vorabanalyse des Unternehmens und der offenen Position anbieten können. Auch eine Abschätzung der Chancen am Markt sowie ergänzende Informationen, wie z.B. eine Auflistung der anwendbaren Werkzeuge und zugrundeliegenden Beratungsansätze, eine Branchenübersicht, Gehaltsbenchmarks und Referenzen sollten präsentiert werden. Hier sollte auf die Übersichtlichkeit, Professionalität und Vollständigkeit der Unterlagen geachtet werden. Die Leistungen sollten klar skizziert werden und ein realistisches Bild liefern. Lassen Sie sich auch Beispiele weiterer Unterlagen zeigen, die im Suchprozess verwendet werden, z.B. Kandidat:innenberichte, Zielfirmenlisten, Stellenspezifikationen, etc.

BERATUNG AUS EINER HAND:

Akquisition und Abwicklung eines Projektes sollten in einer Hand liegen. Der Personalberater bzw. die -beraterin sollte sich im Gespräch klar verpflichten, die Kandidat:innen selbst zu interviewen, die entsprechenden Berichte zu erstellen und sie persönlich zu präsentieren.

RESEARCH – ORGANISATION:

Die wichtige operative Arbeit des Identifizierens, der Erstansprache und des Telefoninterviews sollten innerhalb der Personalberatung stattfinden und nicht an Dritte vergeben werden, um Vertraulichkeit und Professionalität zu wahren. Hier sollte ein Personalentscheider oder eine -entscheiderin detailliert zur Struktur des Researchs und der für dieses Projekt zuständigen Person nachfragen, da diese im Erstkontakt mit potenziellen Kandidat:innen letztlich auch das eigene Unternehmen nach außen vertritt. Im Zweifelsfall sollte man ruhig darauf bestehen, auch diese Person einmal persönlich kennenzulernen.

INSTRUMENTARIUM:

Seriöse und ambitionierte Personalberater:innen sollte stets in der Lage sein, das Instrumentarium und die Methodik ihrer Arbeit umfassend und detailliert zu erläutern. Relevante Tools sind hierbei zum Beispiel: Strukturierte Interviews, eine gute Dokumentation, ein Vorgehen in mehreren Runden und die Bereitstellung passender eignungsdiagnostischer Maßnahmen, die auf den Kunden oder die Kundin und das Projekt zugeschnitten sind.

ZEITLICHE ABWICKLUNG:

Eine vertrauenswürdige Personalberatung wird (gemeinsam mit dem auftraggebenden Unternehmen) stets einen Zeitplan für die einzelnen Projektschritte aufstellen. Hierdurch wird der Besetzungsprozess auch für das Unternehmen transparent. Wichtig ist im Verlauf des Projektes, dass anstehende Entscheidungen schnell getroffen werden, um auf leeren Arbeitsmärkten zu verhindern, dass eine passende Persönlichkeit ein anderweitiges Angebot annimmt.

KOMMUNIKATIONSSTRUKTUR:

Der Personalberater bzw. die -beraterin sollte im Gespräch eine klare Reporting- und Kommunikationsstruktur anbieten, die auf die Bedarfe des suchenden Unternehmens zugeschnitten sind. Dies beinhaltet z.B. den Rhythmus, die Form und die Inhalte der Berichterstattung über den Projektfortschritt. Im Falle von Schwierigkeiten bei der Suche, sollte auch dies offen und klar kommuniziert werden, um gemeinsam neue erweiterte Suchansätze zu definieren. Hier ist es ratsam, sich Beispiele aus früheren Projekten zeigen zu lassen – vielleicht auch gerade solche, die mit Herausforderungen zu kämpfen hatten.

HONORARGESTALTUNG & GARANTIE:

Eine seriöser Personalberatung sollte nicht versuchen, um jeden Preis den Auftrag zu erhalten. Überdies sollte sie bereit sein, für den Fall eines Fehlschlages des Projekts, ein gewisses wirtschaftliches Risiko mitzutragen. Üblich ist hier eine Drittel-Regelung (ein Drittel des Honorars nach Auftragsvergabe, ein Drittel nach Vorstellung geeigneter Kandidat:innen und ein Drittel nach Unterschrift des Arbeitsvertrags). Der letztliche Preis sollte sich an der Schwierigkeit der Suche orientieren und fix vereinbart sein, um Budgetsicherheit für das Unternehmen zu gewährleisten. Dies sollte mit einer Garantieregelung verbunden sein, die eine honorarfreie Wiederbesetzung vorsieht, wenn ein Kandidat oder eine Kandidatin innerhalb der Probezeit das Unternehmen wieder verlässt.

 

Dabei sollte man sich darüber im Klaren sein, dass sich rein erfolgsabhängig arbeitende Beratungen in der Regel nur kurze Zeit mit einem Suchprojekt beschäftigen können und die Suche oft schnell wieder beenden, wenn sich kein kurzfristiger Erfolg einstellt. Da sie nur Geld verdienen, wenn eine Besetzung erfolgt, sind sie gezwungen an vielen unterschiedlichen Positionen parallel zu arbeiten. Es ist daher meist empfehlenswerter mit einer Beratung zu arbeiten, die nach der oben genannten Drittel-Regelung (oder mit vergleichbaren Regelungen) arbeitet, da diese langfristig und bis zur endgültigen Besetzung über viele Wochen und Monate konstant an einem Projekt arbeiten kann. Gleichzeitig sind Bindung, Vertrauen und Langfristigkeit in einem solchen Modell häufig deutlich besser gewährleistet.

SAUBERE VERTRÄGE:

Eine Personalberatung wird nach einem Erstgespräch ihre Leistungen durch ein konkretes und nachvollziehbares schriftliches Angebot belegen. Die Inhalte sollten dem Gesagten entsprechen und klare Regelungen für alle Fälle (z.B. im Falle eines Projektabbruchs) beinhalten.

Die TOPOS-Kennzahlen

für Ihren Erfolg

Projekterfolg0%
Kandidat:innen nach 3 Jahren noch im Unternehmen0%
Projekte mit Bestandskund:innen0%
Garantiefälle p.a.0%

Unsere Kennzahlen

für Ihren Erfolg

95%
Projekterfolg
85%
Kandidat:innen nach 3 Jahren noch im Unternehmen
85%
Projekte mit Bestandskund:innen
1%
Garantiefälle p.a.

Der Recruitingprozess

Professionelle Tools in allen Phasen:

Der erfolgreiche Rekrutierungsprozess orientiert sich stets an den individuellen Gegebenheiten der einzelnen Suche. Dennoch gibt es einige Ankerpunkte, die in keinem Projekt fehlen dürfen, um einen funktionierenden und letztlich zum Erfolg führenden Beratungsprozess sicherzustellen.

Ihre Vorteile

bei TOPOS

Feste Projektteams

Bestehend aus einem erfahrenen Berater bzw. einer Beraterin, bestens ausgebildetem Research sowie routinierter Assistenz, die den gesamten Projektprozess begleiten.

Gezielte Suche

Echte Top-Kräfte sind selten auf der Suche! Sie lassen sich am besten durch qualifizierte Direktansprache gewinnen. Berater:innen nutzen dafür eigene Netzwerke, professionellen Research und Empfehlungen.

Höchster Qualitätsanspruch

Einhaltung der hohen Qualitätsstandards des Bundesverbandes Deutscher Unternehmensberater (BDU) während des gesamten Prozesses.

Ausdauer & Beharrlichkeit

Sie entscheiden, wann das Projekt beendet ist! Wir suchen bis die passende Persönlichkeit gefunden und die Stelle zu Ihrer Zufriedenheit besetzt ist.

Geringes Risiko

Fortschrittsabhängige Honorargestaltung sowie garantierte Nachbesetzung während der Probezeit sind unser Commitment für den gemeinsamen Erfolg.

Vertraulichkeit & Diskretion

Vertrauliche Behandlung von Informationen und Daten sowie höchste Diskretion gegenüber Kund:innen und Kandidat:innen sind unser oberstes Gebot.

Ihre Consultants