Erfolgreiches digitales Onboarding in Zeiten von Corona

Von Florian Koenen, TOPOS Personalberatung Hamburg

An der Notwendigkeit neue Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen einzustellen hat sich auch in Zeiten von COVID-19 für viele Unternehmen nichts geändert. Umso größere Veränderungen gibt es dagegen bei den Recruiting- und Onboarding-Prozessen. Viele unserer Kundenunternehmen experimentieren momentan mit neuen Methoden. Die 5 wichtigsten Ansätze sind im Folgenden zusammengefasst.

In unserer aktuellen COVID-19-Welt hat sich die Situation für viele Unternehmen zwar dramatisch verändert, dennoch gelingt es den meisten, sich dynamisch an die neuen Rahmenbedingungen anzupassen und weiterhin wirtschaftlich erfolgreich zu agieren. An der Notwendigkeit Personal einzustellen – sei es als Ersatz oder als Aufstockung – hat sich daher für viele Führungskräfte nichts geändert. Verändert hat sich jedoch die Vorgehensweise. Digitale Vorstellungsgespräche sind nur ein Beispiel dafür. Nachdem sich das Recruiting schnell gewandelt hat, muss sich nun auch das Onboarding dringend an die Auswirkungen der Pandemie anpassen.

Das Onboarding ist grundsätzlich ein wichtiger Schritt, um neue Mitarbeitende zu langfristigen, erfolgreichen und zufriedenen Mitarbeitenden zu machen. Anstatt neue Mitarbeitende einfach in den neuen Job und die Organisation „hineinzuwerfen“ und zu hoffen, dass sie ein Zuhause finden, bedeutet modernes Onboarding, das neue Teammitglied am Arbeitsplatz, in der Kultur und eben im Team willkommen zu heißen, sowie die Inhalte zu vermitteln, die es für die Tätigkeit wissen und verstehen muss. Dies gilt sowohl in technischer und inhaltlicher als auch in kultureller Hinsicht.

Eine aktuelle Studie zeigt, dass Mitarbeitende, die ein professionelles Onboarding durchlaufen, eine um über 80 % höhere Bindungsrate haben. Angesichts des zeitlichen und finanziellen Aufwands, der für die Rekrutierung neuer Mitarbeitender entsteht, ist die Mitarbeiterbindung („Retention“) heute eine der wichtigsten HR-Kennzahlen für jedes Unternehmen – gerade in Zeiten des Fachkräftemangels. Die vergleichsweise geringe Menge an Zeit und Ressourcen, die für ein erfolgreiches Onboarding benötigt wird, kann die Fluktuation senken und damit die wiederkehrenden Recruiting-Kosten reduzieren.

5 Tipps für ein funktionierendes digitales Onboarding

Remote zu arbeiten kam für viele Firmen zwar abrupt, erwies sich aber fast überall als möglich und erfolgreich. Dabei half es, dass sich die Team-Mitglieder untereinander persönlich kannten und bereits langjährig zusammengearbeitet hatten. Neue Mitarbeitende virtuell zu integrieren wurde dabei zunächst unterschätzt und stellt bis heute für viele Firmen eine Herausforderung dar.

Wie also holt man neue Mitarbeitende erfolgreich digital an Bord? In den letzten Monaten haben sich hier in der Praxis einige Lösungen herauskristallisiert, die zu guten Ergebnissen führen, auch wenn sie ein traditionelles physisches Onboarding sicherlich nicht zu 100 % ersetzen können. Bis zum Ende der Pandemie (und im Zuge der sich ändernden Arbeitswelt auch darüber hinaus, denn ein gewisser Remote-Anteil wird sicherlich bleiben) ist es aber nötig, sich Gedanken über Best Practices in diesem Bereich zu machen und ein funktionierendes digitales Onboarding zu realisieren.

Zu Beginn hilft es, den bestehenden klassischen Onboarding-Plan für Mitarbeitende zu überprüfen und an die neuen Gegebenheiten anzupassen. Nur weil neue Mitarbeitende nicht vor Ort sind, bedeutet dies beispielsweise nicht, dass sie keinen Buddy/Mentor mehr brauchen, der ihnen durch die ersten Phasen des neuen Jobs hilft. Einige Ideen und Ansätze hierzu im Einzelnen:

1. Der erste Tag: Willkommen an Bord!

Schenken Sie neuen Mitarbeitenden etwas! Es mag simpel klingen, aber Geschenke erhalten (in diesem Falle: begründen) die Freundschaft. Dabei ist es ganz egal, ob es ein Kaffeebecher, druckfrische Visitenkarten oder etwas anderes mit Firmenbezug ist. Einfach ein Paket per Post, damit es am ersten Arbeitstag da ist und somit erste Identifikation schafft und signalisiert: „Du gehörst jetzt dazu“. Es ist eigentlich banal, ist aber (gerade in mittelständischen Unternehmen, die besonderen Wert auf ihre Firmenkultur und das Zusammengehörigkeitsgefühl legen) eine kleine Maßnahme, um positiv gestimmt in die Arbeit miteinander einzusteigen.

Als Nächstes sollte man für die ersten Tage und Wochen virtuell genau die gleichen Besprechungen und Meetings mit neuen Mitarbeitenden einplanen, die man auch sonst vor Ort angesetzt hätte, z.B. mit:

  • der Personalabteilung, um Richtlinien und Rahmenbedingungen zu besprechen
  • der IT-Abteilung für Hardware, Schulungen, Einstellungen und Passwörter
  • der Buchhaltung, um die notwendigen Unterlagen zu besprechen

 

Wenn man neuen Mitarbeitenden außerdem noch einen Buddy/Mentor zuweist, kann z.B. ein virtueller gemeinsamer Lunch am ersten Tag (und regelmäßig in den folgenden Wochen) eine gute Idee sein. Hierzu kann man neuen Mitarbeitenden Gutscheine für Essenslieferungen zukommen lassen. Sie können sich dann mit KollegInnen oder Vorgesetzten online treffen und dabei gemeinsam zu Mittag essen. Dies schaffte einen ungezwungenen Austausch und schafft neben beruflichen auch persönliche Berührungspunkte.

Der traditionelle Rundgang durch das Büro am ersten Tag kann (wenn technisch machbar) durch einen virtuellen ersetzt werden. Bitten Sie überdies vielleicht einige Mitarbeitende, dem neuen Kollegen oder der neuen Kollegin eine kurze Videobotschaft zur Begrüßung zu senden – den Telefon-Stimmen auch ein Gesicht zu geben, hilft den „Neuen“, schneller Teil des Teams zu werden.

Am Ende sind der Kreativität keine Grenzen gesetzt, neuen Mitarbeitenden ein positives Zugehörigkeitsgefühl zu vermitteln und sie auch emotional an Bord zu holen. Wählen Sie Ideen und Ansätze, die zu Ihrem Unternehmen und der eigenen Kultur passen.

2. Die Mitarbeitenden arbeitsfähig machen

Wenn die neuen Mitarbeitenden zu Hause ein Büro einrichten, müssen Sie sie mit der Nutzung der Hardware und Software vertraut machen, um die Arbeitsfähigkeit herzustellen. Diese Fähigkeiten lassen sich in der Regel gut aus der Ferne über geteilte Bildschirme schulen. Das virtuelle Training durch eine Person sollte dabei stets auch durch Videos und digitale Handbücher ergänzt werden (beides stellen heutzutage die meisten Softwareanbieter ohnehin zur Verfügung), damit neue Mitarbeitende bei Bedarf auch Dinge noch einmal nacharbeiten können und nicht ausschließlich auf den Kontakt zu einer Person angewiesen sind.

Sie können über diese Notwendigkeiten natürlich auch noch hinausgehen. So kann man neue Mitarbeitenden aktiv dabei unterstützen, einen ergonomischen und komfortablen Arbeitsplatz zu Hause einzurichten. Es gibt diverse Dienstleister, die sich auf ergonomische Bewertungen und Empfehlungen spezialisiert haben und die auch virtuell beraten. Auf diese Weise zeigt man den neuen Mitarbeitenden, dass sich das Unternehmen um die Gesundheit und Leistungsfähigkeit seines Teams sorgt und dafür auch investiert. Sie werden wahrscheinlich feststellen, dass eine Investition in einen ergonomischen Bürostuhl sich in der Zukunft sehr positiv auf die Produktivität und die Stimmung auswirkt …

3. Remote-Trainings

Inhaltliche, produktbezogene und firmenspezifische Trainings sind der Schlüssel, um jedes neue Teammitglied auf den erforderlichen inhaltlichen Stand zu bringen. Es ist wichtig, Zeit für diese Schulungen einzuplanen – und noch wichtiger ist es, diese zeitlich zu verteilen. Virtuelle Schulungen am Bildschirm sind anstrengender als persönliche und sollten daher stärker entzerrt werden.

Stellen Sie außerdem sicher, dass Ihre Trainings neben Pausenzeiten auch immer wieder geplante Gelegenheiten für Fragen und Antworten vorsehen. Je nach Komplexität des Stoffes können Sie so sicherzustellen, dass neue Mitarbeitende die Informationen verstanden haben und darüber hinaus Zeit hatten, sich Notizen zu machen und/oder Unklarheiten anzusprechen.

4. Ständige und regelmäßige Kommunikation

Nehmen Sie sich Zeit für Gespräche! Neue Mitarbeitende haben viele Fragen. Planen Sie in der ersten Woche täglich und im Weiteren wöchentlich ausreichend Zeit ein, um für Fragen zur Verfügung zu stehen. Nutzen Sie diese Zeit auch, um Feedback zum Onboarding-Prozess einzuholen oder Bedenken anzusprechen. Je mehr Zeit Sie heute investieren, desto länger werden die neuen Mitarbeitenden an Bord bleiben und umso erfolgreicher und produktiver werden sie sein.

5. Ein Big Picture geben & übergeordnete Informationen teilen

Falls Sie es nicht schon ohnehin tun: Führen Sie firmenweite virtuelle Meetings ein, an denen alle Mitarbeitenden teilnehmen und stellen Sie sicher, dass die „Neuen“ ebenfalls eingeladen werden bzw. in die notwendigen Verteiler eingepflegt sind. Gerade bei diesen großen „All-Hands-Calls“ bekommen neue Mitarbeitende ein Gefühl für die Größe der Organisation sowie für aktuelle Themen und Entwicklungen. Hier sollte über die gesamtwirtschaftliche Lage, wichtige Kennzahlen und Erfolge der Gesamtorganisation gesprochen werden (wie etwa neue Kunden oder neue Produkte). Dies stärkt das Zusammengehörigkeitsgefühl, schafft eine gemeinsame Wahrnehmung der Situation und vermittelt das Gefühl, zu einem großen Ganzen zu gehören, auch wenn der Arbeitsalltag momentan überwiegend allein im Home-Office stattfindet.

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